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【保存版!】自動返信メールのシーン別例文まとめ

更新日:2021/12/21


「自動返信メールを使ってみたいけど、目的別に文章を考えるのが大変」
「こんなとき、どんなメール文面にしたら良いだろう…」
と迷われたことはありませんか?
大した内容ではないはずなのに、いざ考えてみると意外と時間がかかるのが自動返信メールの文面ですよね。

特にサイト制作会社側の立場では、「クライアントから指示はないけど一旦仮で設定しておきたい」という場面も多いと思いますが、毎回他のサイトの例を探したりするのも面倒です。

そこで本記事では、お問い合わせ、資料請求、商品購入、会員登録など
特によく必要となる内容を中心にシーン別自動返信メールの例文をまとめました!
また、メール内で使える区切り線もご紹介しています。

既に自動送信メールを設定している方も、まだ設定したことがない方も是非参考にしていただければと思います!
※テンプレートとして使用する際は色付きの箇所の情報を変更してご利用ください。

自動送信メールとは?

自動送信メールとは、設定した内容のメールを自動で送信してくれる機能です。
お問い合わせをいただいたときに自動で送信するサンクスメールなどが該当します。

自動送信メールを設定するメリット

自動送信メールのメリットは大きく分けて2つです!

1ユーザーを不安にさせない

お問い合わせなどをした後に、なにも反応がないとユーザーは不安になります。
「きちんと問い合わせできていたのだろうか?」
「もう一度送っておこう」
と重複して問い合わせをする人がでてきてしまうかもしれません。
お問い合わせをした後にサンクスメールを自動で送るようにすれば
きちんと問い合わせができている、とすぐ確認できます!

2業務の効率化

自動送信メールを使うことにより、業務が効率化されます。
手動でサンクスメール等を送ると、誤字脱字の確認が必要だったり、
メールがきていないか頻繁に確認しなくてはなりません。
自動送信メールは、最初の作成時だけ確認をすればあとは
毎回同じ文章が送られるので、誤字脱字の心配はありません。

シーン別例文

シーン別に例文をご紹介します。
赤文字、青文字の部分はそれぞれ内容が変わる箇所なのでご注意ください!

赤文字:会社によって変わる内容
青文字:ユーザーの入力によって変わる内容

お問い合わせ

お問い合わせ用の自動送信メール例文です。

自動返信メール

件名:【株式会社○○○○】お問い合わせありがとうございます

山田

この度は 株式会社○○○○ へお問い合わせいただき誠にありがとうございます。

以下の内容のお問い合わせを受け付けました。
営業日以内に担当者より折り返しご連絡させていただきます。

尚、お問い合わせ内容によっては、ご返事までにお時間をいただく場合もございます。
あらかじめご了承ください。

━━━ ご入力内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【フリガナ】
ヤマダ タロウ
【御社名】
株式会社××××
【部署名】
××××部
【郵便番号】
000-0000
【住所】
東京都××区 5-6-7
【ビル・マンション名】
××ビル ×階
【電話番号】
000-0000-0000
【メールアドレス 】
user@××××.com
【お問い合わせ内容】
お問い合わせ内容お問い合わせ内容お問い合わせ内容お問い合わせ内容

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールは株式会社○○○○のホームページからお問い合わせいただいた方へ自動送信しております。
お心当たりのない方は、恐れ入りますが下記へその旨をご連絡いただけますと幸いです。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○○○
東京都○○区○○ 12-34
TEL :00-0000-0000 FAX 00-0000-0000
MAIL :○○○@○○○○.com
URL :https:/○○○○/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

管理者宛ての通知メール

件名:【株式会社○○○○】 ホームページよりお問い合わせがありました

ホームページから問い合わせがありました。
問い合わせ内容は以下のとおりです。
受信から営業日以内にお客様へ連絡してください。

━━━ お問い合わせ内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【フリガナ】
ヤマダ タロウ
【御社名】
株式会社××××
【部署名】
××××部
【郵便番号】
000-0000
【住所】
東京都××区 5-6-7
【ビル・マンション名】
××ビル ×階
【電話番号】
000-0000-0000
【メールアドレス 】
user@××××.com
【お問い合わせ内容】
お問い合わせ内容お問い合わせ内容お問い合わせ内容お問い合わせ内容

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールは問い合わせフォームから送信されました。

資料請求

資料請求フォーム用の自動送信メール例文です。

自動返信メール(ダウンロードリンクの場合)

件名:【株式会社○○○○】資料請求ありがとうございます

この度は、弊社商品○○○○の資料請求をいただき
誠にありがとうございます。

以下より無料資料をダウンロードください。
https://○○○○/download/○○○○.pdf

また、当社ホームページにおいても他のサービスに関する情報や、
おすすめの機能等紹介しておりますので是非ともご参照ください。
https://○○○○/

ご不明点等ございましたら下記の担当まで、お気軽にご連絡ください。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○○○
東京都○○区○○ 12-34
TEL :00-0000-0000 FAX 00-0000-0000
MAIL :○○○@○○○○.com
URL :https://○○○○/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

自動返信メール(郵送の場合)

件名:【株式会社○○○○】資料請求ありがとうございます

この度は、弊社商品○○○○の資料請求をいただき
誠にありがとうございます。

ご要望の資料について、近日中にお手元に届くよう
郵送させていただきますので、
今しばらくお待ちくださいませ。

━━━ 資料請求内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【フリガナ】
ヤマダ タロウ
【御社名】
株式会社××××
【部署名】
××××部
【郵便番号】
000-0000
【住所】
東京都××区 5-6-7
【ビル・マンション名】
××ビル ×階
【電話番号】
000-0000-0000
【メールアドレス 】
user@××××.com

━━━ 請求資料の情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【商品名】
○○○○
【商品概要】
こちらの商品の概要は、○○○○でございます。
商品の特徴は、○○○○○○となっております。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールは株式会社○○○○のホームページから資料請求いただいた方へ自動送信しております。
お心当たりのない方は、恐れ入りますが下記へその旨をご連絡いただけますと幸いです。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○○○
東京都○○区○○ 12-34
TEL :00-0000-0000 FAX 00-0000-0000
MAIL :○○○@○○○○.com
URL :https://○○○○/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

管理者宛ての通知メール(ダウンロードリンクの場合)

件名:【株式会社○○○○】 ホームページより資料請求がありました

ホームページから資料請求がありました。
内容は以下のとおりです。

━━━ 資料請求内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【フリガナ】
ヤマダ タロウ
【御社名】
株式会社××××
【部署名】
××××部
【メールアドレス 】
user@××××.com

━━━ 送付資料の情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【商品名】
○○○○
【商品概要】
こちらの商品の概要は、○○○○でございます。
商品の特徴は、○○○○○○となっております。

以下の資料を送付しました。
【商品名 資料】
https://○○○○/download/○○○○.pdf
【商品名 サイトURL】
https://○○○○/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールは資料請求フォームから送信されました。

管理者宛ての通知メール(郵送の場合)

件名:【株式会社○○○○】 ホームページより資料請求がありました

ホームページから資料請求がありました。
内容は以下のとおりです。
郵送の場合は営業日以内の発送をお願いいたします。

━━━ 資料請求内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【フリガナ】
ヤマダ タロウ
【御社名】
株式会社××××
【部署名】
××××部
【郵便番号】
000-0000
【住所】
東京都××区 5-6-7
【ビル・マンション名】
××ビル ×階
【電話番号】
000-0000-0000
【メールアドレス 】
user@××××.com

━━━ 請求資料の情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【商品名】
○○○○
【商品概要】
こちらの商品の概要は、○○○○でございます。
商品の特徴は、○○○○○○となっております。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールは資料請求フォームから送信されました。

セミナー申し込み

セミナー申し込み用の自動送信メール例文です。

自動返信メール

件名:【○○セミナー事務局】セミナーお申込みを承りました

この度は、弊社開催の「○○セミナー」に
お申し込みいただき、誠にありがとうございます。

以下の内容で参加をお受けいたしましたので、
今一度ご確認くださいませ。

━━━ お申し込みのセミナー情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━
【セミナー名】
○○セミナー
【セミナー詳細URL】
https://○○○○/
【セミナー受講料】
○○○○円(税込)
※当日、会場にてお支払い下さい

【開催日時】
○○年○○月○○日(○)
○○時○○分~○○時○○分 (開場○○時○○分)

【開催場所】
○○ホール2階 大会議室

【開催住所】
東京都○○区 1-2-3-4
【最寄り駅】
JR「○○」駅、○○出口から徒歩7分
※駐車場は駐車台数に限りがあるため、乗合わせや公共交通機関のご利用をお勧めします

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

万が一ご予定がつかなくなった場合やご不明点等ございましたら下記の担当まで、お気軽にご連絡ください。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
○○セミナー事務局
東京都○○区○○ 12-34
TEL :00-0000-0000 FAX 00-0000-0000
MAIL :○○○@○○○○.com
URL :https://○○○○/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

管理者宛ての通知メール

件名:【○○セミナー事務局】セミナーお申込みを承りました

セミナーお申込みを承りました
セミナー参加者の情報は以下のとおりです。
受信から営業日以内にお客様へ連絡してください。

━━━ お申し込みのセミナー情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【セミナー名】
○○セミナー
【セミナー詳細URL】
https://○○○○/

━━━ 参加者情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【フリガナ】
ヤマダ タロウ
【電話番号】
000-0000-0000
【メールアドレス 】
user@××××.com

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールはセミナー参加申し込みフォームから送信されました。

商品購入

商品購入用の自動送信メール例文です。

自動返信メール

件名:【○○ショップ】ご注文ありがとうございます

下記の注文内容で受け付けましたので、
お手数ですがお間違いないかご確認くださいませ。

※本メールは、お買い物と同時に送信される自動返信メールです。
重要な情報を含んでおりますので、お手元に商品が届くまで
大切に保管くださいますようお願いいたします。

━━━ ご注文内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【注文番号】
1234567890
【注文日時】
××月××日(×)××時××分
【お支払い方法の種類】
クレジットカード決済
【ご注文内容】
○○(製品名など)
【ポイント利用】
なし
【備考】
ラッピングお願いします。

━━━ 注文者情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【住所】
東京都××区 5-6-7
【電話番号】
000-0000-0000
【メールアドレス】
user@××××.com

━━━ 商品のお届け先 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【住所】
東京都××区 5-6-7
【電話番号】
000-0000-0000

▼決済方法について
クレジットカードで決済いただいたお客様は 
当日または翌営業日に発送いたします。

銀行振込を選択いただいたお客様は、お振込確認後 
営業日以内に発送いたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

※本メールに心当たりのない場合や、ご不明な点がございましたら、
下記までご連絡くださいますようお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
○○ショップ
東京都○○区○○ 12-34
TEL :00-0000-0000 FAX 00-0000-0000
MAIL :○○○@○○○○.com
URL :https://○○○○/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

管理者宛ての通知メール

件名:【○○ショップ】商品のご注文がありました

下記の注文内容で受け付けました。
確認後、営業日以内に発送し、お客様にご連絡してください。

━━━ ご注文内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【注文番号】
1234567890
【注文日時】
××月××日(×)××時××分
【お支払い方法の種類】
クレジットカード決済
【ご注文内容】
○○(製品名など)
【ポイント利用】
なし
【備考】
ラッピングお願いします。

━━━ 注文者情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【住所】
東京都××区 5-6-7
【電話番号】
000-0000-0000
【メールアドレス】
user@××××.com

━━━ 商品のお届け先 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【住所】
東京都××区 5-6-7
【電話番号】
000-0000-0000

▼決済方法について
クレジットカードで決済いただいたお客様は 
当日または翌営業日に発送いたします。

銀行振込を選択いただいたお客様は、お振込確認後 
営業日以内に発送いたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

会員登録

会員登録用の自動送信メール例文です。

自動返信メール

件名:【○○ショップ】会員登録ありがとうございます

この度は、○○ショップ会員にご登録いただき
誠にありがとうございます。
このメールは、ご登録時に確認のため送信させていただいております。

━━━ ご登録いただいた会員情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ユーザID】
1234567890
【パスワード】
********
【会員名】
山田 太郎
【メールアドレス】
user@××××.com

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ユーザIDおよびパスワードは、
○○ショップのサービスにログインする際に必要となります。
忘れず保管をお願いいたします。

※ご不明な点がございましたら、
下記までご連絡くださいますようお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
○○ショップ
東京都○○区○○ 12-34
TEL :00-0000-0000 FAX 00-0000-0000
MAIL :○○○@○○○○.com
URL :https://○○○○/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

管理者宛ての通知メール

件名:【○○ショップ】会員登録完了のお知らせ

会員登録が完了いたしました。
以下の会員情報をご確認ください。

━━━ ご登録いただいた会員情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ユーザID】
12354567890
【パスワード】
********
【会員名】
山田 太郎
【メールアドレス】
user@××××.com

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールは会員登録フォームから送信されました。

退会

退会用の自動送信メール例文です。

自動返信メール

件名:【○○ショップ】退会手続き完了のお知らせ

お客様の退会手続きが完了いたしました。
これまで○○ショップをご利用いただきまして、誠にありがとうございました。
またのご利用をおまちしております。

※誤操作による退会の場合や、ご不明な点がございましたら、
下記までご連絡くださいますようお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
○○ショップ
東京都○○区○○ 12-34
TEL :00-0000-0000 FAX 00-0000-0000
MAIL :○○○@○○○○.com
URL :https://○○○○/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

管理者宛ての通知メール

件名:【○○ショップ】退会手続き完了のお知らせ

以下のお客様の退会手続きが完了いたしました。

━━━ 退会会員情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ユーザID】
1234567890
【パスワード】
********
【会員名】
山田 太郎
【メールアドレス】
user@××××.com

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

採用応募

採用応募用の自動送信メール例文です。

自動返信メール

件名:【株式会社○○○○】ご応募ありがとうございます

この度は、弊社求人にご応募いただきまして
誠にありがとうございます。

ご連絡いただきました応募資料をもとに、
書類選考をさせていただきます。
選考結果に関わらず、日以内にご連絡いたしますので
今しばらくお待ちくださいませ。

※ご不明な点などがございましたら、
下記までご連絡くださいますようお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○○○
東京都○○区○○ 12-34
TEL :00-0000-0000 FAX 00-0000-0000
MAIL :○○○@○○○○.com
URL :https://○○○○/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

管理者宛ての通知メール

件名:【株式会社○○○○】ホームページよりご応募いただきました

応募内容は以下のとおりです。
受信から営業日以内に選考結果をご連絡してください。

━━━ 応募内容 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【お名前】
山田 太郎
【フリガナ】
ヤマダ タロウ
【電話番号】
000-0000-0000
【メールアドレス 】
user@××××.com

【添付ファイル】
××.zip

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールは求人応募フォームから送信されました。

こんな区切り線も!

例文で紹介した区切り線以外にも、例のような区切り線があります!
ビジネス向けのシンプルなものから、キャンペーン向けの派手なものまであるのでメールの内容に合わせて取り入れてみましょう。

シンプル/ビジネス向け

===== お問い合わせ内容 =============

—– お問い合わせ内容 ————-

-+-+- お問い合わせ内容 +-+-+-+-+-+-+

~~~~~ お問い合わせ内容 ~~~~~~~~~~~~~

柔らかい/親近感

* – * – お知らせ – * – *

******* お知らせ *********

::::୨୧:::: お知らせ ::::୨୧::::

.。o○.。o○ お知らせ o○.。o○.。

キャンペーンなどにおすすめ!

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◆  キャンペーン開催中  ◆
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まとめ

いかがだったでしょうか!
今回はお問い合わせなどのサンクスメールと、管理者に送られるメールの例文をご紹介しました。
自動送信メール、とても便利ですよね。
自動送信する文章を作る工程が一番時間がかかってしまうと思うので、ぜひ例文を参考に作成いただければと思います。

テキストばかりで味気ないと思ってしまう場合は区切り線も活用してください!
紹介したものだけではなく他にも様々な区切り線があり、配信したいメールに合わせて自分で作ってみても良いと思います。

本記事がWeb制作者だけでなく、多くの方のお役に立てたら幸いです。

参考記事
formLab
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