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システム導入の効果やメリットとは？システム導入事例や導入における失敗例も紹介

更新日：2024/10/11

システム導入は、業務の効率化やコストの削減、意思決定の精度向上など、多くの企業にとってメリットをもたらします。しかし、導入がうまく進まないと、期待していた効果が得られないことも少なくありません。

そこで今回は、システム導入の具体的なメリットや成功事例を詳しくご紹介します。
さらに、よくある失敗例とその対策、導入時に注意すべきポイントやリスクを減らす方法についても解説しますので、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

1 システム導入によって業務改善などの効果は本当にある？
2 システム導入を行うメリットや効果
3 システム導入を行うデメリット
4 企業におけるシステムの導入事例6選
5 システム導入における失敗事例と対策
6 システム導入・構築に不安がある方はBRISKまでご相談を
7 システムを導入して業務効率化などの効果を得よう！

システム導入によって業務改善などの効果は本当にある？

システム導入による業務改善は、多くの企業で成果が確認されています。
システムを導入することで、手作業のミスや無駄を減らし、業務の自動化が進むため、生産性が向上します。
例えば、情報を一元管理してデータを「見える化」することで、業務の効率が上がり、管理者の迅速な意思決定が可能になります。

さらに、業務プロセスが標準化されることで、部門間の作業の質が均一化し、特定の個人に依存しない業務体制を築くことも可能です。
ただし、システム導入の効果を最大限に引き出すには、現場の理解と協力が欠かせません。
導入目的を明確にし、しっかりと準備を行うことで、システムは業務改善の強力なツールとなります。

システム導入を行うメリットや効果

システムを導入することで、企業は業務プロセスを見直し、効率化やコスト削減、意思決定の精度向上といった多くのメリットを得られます。
その結果、企業の競争力を強化し、持続的な成長を実現することが可能です。

ここでは、システム導入がもたらす具体的なメリットとして、「業務効率化と生産性の向上」「コスト削減」「データ活用による戦略的な意思決定の向上」の3つのポイントについて解説します。

業務効率化と生産性向上

システム導入のメリットの1つは、業務効率化と生産性向上です。
例えば、日常業務をシステムにより自動化することで、これまで手作業で多くの時間を費やしていたプロセスが短縮され、少ない労力で多くの仕事をこなせるようになります。
その結果、従業員一人あたりの生産性が向上し、組織全体の利益率も高まることが期待できます。

さらに、業務効率が向上することで、作業量が減るだけでなく、戦略的な意思決定を迅速に行える環境を整えることも可能です。これにより、企業の成長に大きく貢献するでしょう。

コスト削減とリソース最適化

システム導入によって、コスト削減とリソースの効率的な活用も実現します。
自動化により、これまで手作業で行っていた業務を効率化し、必要な人員を適切に配置できるようになるため、無駄な時間や労力を削減することが可能です。
例えば、重複していた作業や手動で行っていたプロセスをシステム化することで、業務がスピーディーに進み、ヒューマンエラーも減少します。
その結果、従業員はより重要度の高い仕事に専念でき、全体の業務効率が向上するでしょう。

さらに、システムを活用することでデータの集約や分析が可能となり、リアルタイムでリソースを管理できます。
これにより、必要な資源を適切に配分しながらコストを抑えることが可能です。

また、不要な在庫やエネルギー消費を削減することで、長期的なコスト削減も期待できます。

データの活用と戦略的な意思決定

システムを導入することで、蓄積されたデータを効果的に活用できる環境が整い、戦略的な意思決定の精度が向上します。
例えば、業務データや顧客データをリアルタイムで分析することで、過去の傾向や市場の変化をすばやく把握でき、データに基づいた根拠ある意思決定が可能になります。
これにより、従来の経験や勘に頼る判断よりも、リスクを最小限に抑えた効果的な戦略を立てやすくなるでしょう。

さらに、データ分析を通じて事業課題を発見したり、改善策を見つけたりすることが容易になり、業務の効率化やパフォーマンスの向上にもつながります。

システム導入を行うデメリット

システム導入には業務効率化や生産性向上など多くのメリットが期待できますが、一方でデメリットも見逃せません。
特に中小企業にとっては、導入にかかるコストや運用の負担が大きくなる可能性があります。

また、システムの管理やセキュリティ面でも課題が生じることがあります。そのため、導入前には十分な検討が必要です。

ここでは、システム導入時に考慮すべき主なデメリットについて解説していきます。
システム導入には業務効率化や生産性向上など多くのメリットが期待できますが、一方でデメリットも見逃せません。
特に中小企業にとっては、導入にかかるコストや運用の負担が大きくなる可能性があります。

また、システムの管理やセキュリティ面でも課題が生じることがあります。そのため、導入前には十分な検討が必要です。

ここでは、システム導入時に考慮すべき主なデメリットについて解説していきます。

初期導入コストや運用コストがかかる

システム導入には、初期導入コストと運用コストがかかります。
特に中小企業にとっては、この負担が大きくなることがあります。
初期導入コストには、ソフトウェアやハードウェアの購入、システム開発や設定の費用が含まれ、場合によっては外部業者への依頼も必要です。

また、運用開始後は、メンテナンスやバージョンアップ、セキュリティ対策などのランニングコストが発生します。
クラウドベースのシステムを導入すれば、初期費用を抑えられる傾向にありますが、月額や年額での利用料が必要です。
一方、オンプレミス型システムでは、自社での管理が必要になり、ハードウェアの保守や管理費用が増加するため、運用コストが高くなることがあります。

そのため、導入前には、初期費用と運用コストをバランス良く考慮し、長期的な視点でコスト効果を見極めることが大切です。

システムの管理責任者を選出する必要がある

システムを導入した後、その運用と管理をスムーズに進めるためには、専任のシステム管理者を選出することが重要です。
管理者は、システムが正常に稼働するように日々の監視やメンテナンスを担当し、トラブルが発生した際には迅速に対応する役割も担います。

また、システムのバージョンアップやセキュリティ強化などの継続的な改善も担当するため、ITに関する専門知識が求められます。
特に、基幹業務を支えるシステムの場合、トラブルが業務に直接影響を与えるため、管理体制の強化は欠かせません。

さらに、管理者を選ぶ際には、その人材の教育や育成も重要な課題です。外部の専門家を招いて研修を実施したり、一部の管理業務を外部に委託したりすれば、リソースを効率的に活用できます。

システム障害やデータ漏洩などのセキュリティリスクがある

システム導入には、セキュリティリスクが伴います。代表的なリスクとしては、システムの脆弱性を狙った不正アクセスや、内部からのデータ漏洩が挙げられます。
例えば、アプリケーションやネットワークに脆弱性があると、それを狙ったサイバー攻撃により、企業の機密情報や顧客データが外部に流出する恐れがあります。

また、従業員による不正なデータの持ち出しもリスクの1つです。
システム導入によって従業員がより多くの情報にアクセスできるようになると、管理が不十分だと内部不正が起こる可能性が高まります。

こうしたリスクを軽減するには、セキュリティ対策の強化が不可欠です。
ファイアウォールやウイルス対策ソフトの導入に加え、定期的にセキュリティ評価や脆弱性テストを行うことが効果的です。

また、従業員に対するセキュリティ教育や研修を実施し、セキュリティ意識を高めることも重要です。
そうすることで、システムの安全性を確保し、トラブルを未然に防ぐことができます。

企業におけるシステムの導入事例6選

企業がシステムを導入することで、業務の効率化、コスト削減、セキュリティの向上など、さまざまなメリットが得られます。
ここでは、実際に導入されたシステムの事例を6つご紹介します。

社内独自の勤怠管理システムを構築

社内独自の勤怠管理システムを導入すると、従業員の出退勤管理が効率化され、業務の自動化が進みます。
このシステムは自社のニーズに合わせて一から構築することになるため、既存のサービスでは難しい細かいカスタマイズが可能です。

例えば、特定の業務フローに合わせた管理画面のデザインや、セキュリティ強化のために社外からのアクセスを制限する機能を追加できます。
また、手作業で行っていた出勤簿や残業申請の管理をシステム化することで、入力ミスが減り、業務のスピードアップが期待できます。

入力内容から自動的にPDFを作成するシステムの構築

入力内容から自動的にPDFを作成できるシステムを導入することで、見積書や契約書などの書類作成業務が効率化されます。
このシステムでは、ユーザーが入力した情報をもとに、自動でPDFを出力するため、手動で書類を作成する手間が省けます。
例えば、見積書や報告書の内容をそのままPDFに変換できるため、データの整合性を保ちながら、作業時間の短縮が可能です。

また、入力されたデータはシステム内に保存され、後で簡単に検索や再利用ができるため、データ管理も効率的になります。
その結果、過去のデータを活用して迅速に対応できるようになり、業務全体の生産性向上が期待できます。

基幹システムと連携したサイトの構築

基幹システムと連携するサイトを構築することで、業務効率の向上とユーザー体験の改善が期待できます。
例えば、在庫情報や価格データがリアルタイムでサイトに反映され、最新の情報をユーザーに提供できるようになります。
これにより、管理者がシステムとサイトの両方を個別に更新する手間が省け、作業負担が軽減されます。

さらに、基幹システムに登録された情報が自動でサイトに反映されるため、手作業によるミスも減り、情報の正確性も向上します。
特に、頻繁に情報を更新する業種や在庫管理が必要な企業にとって、大きなメリットとなるでしょう。
また、サイトの更新タイミングに左右されることなく、常に最新情報を提供できるため、ユーザー満足度の向上にもつながります。

会員制サイトの構築

会員制サイトを構築することで、企業は会員限定のコンテンツや特別なサービスを提供し、ユーザーに特別感を与えることができます。
例えば、会員だけが閲覧できる限定記事や資料のダウンロード、会員専用のイベント情報の配信など、特別な体験を提供することで、会員の満足度とロイヤルティを向上させられます。
また、会員の興味や行動に基づいてコンテンツをカスタマイズすることで、より魅力的で役立つ情報を提供できます。
これにより、ユーザー一人ひとりに合わせた個別の体験を提供でき、より深い顧客満足度を得られるようになるでしょう。

さまざまな条件でコンテンツを検索できるシステムの構築

さまざまな条件でコンテンツを検索できるシステムの構築は、商品数や情報が豊富なサイトにとって、ユーザーの利便性を大幅に高める効果があります。
このシステムにより、ユーザーは商品名、カテゴリー、価格帯など複数の条件で簡単に絞り込み検索ができ、目的の情報にすばやくアクセスできます。
例えば、ECサイトではブランド、価格、サイズ、カラーといった条件を指定して商品を探すことが一般的です。

また、このシステムは複雑な条件にも対応できるため、より細かく絞り込んで検索することも可能です。その結果、ユーザーは直感的で使いやすい検索体験を得られます。
一方、サイト運営者にとっては、訪問者の検索履歴や動向を把握できるため、ユーザーのニーズに合わせたコンテンツの最適化や商品提案がしやすくなります。
さらに、CMSと連携させることで検索機能の管理や更新もスムーズに行え、導入後の運用も簡便です。

自社の別サイトと一部コンテンツを同期させるシステムの構築

複数のサイトを運営する企業にとって、サイト間のコンテンツを同期できるシステムを導入することで、管理の手間を大幅に減らすことができます。
このシステムでは、1つのサイトで行ったコンテンツの更新が、自動的に他のサイトにも反映されるため、複数のサイトで同じ作業を繰り返す必要がなくなります。

例えば、製品情報やニュースリリースなど、複数のサイトで同じ内容を掲載している場合、同期システムを使えば常に最新の情報がリアルタイムで反映されます。
これにより、各サイトで内容が異なるといった不一致を防ぐことができ、情報の整合性も保たれるでしょう。

さらに、定期的なメンテナンスやアップデートも簡単になり、管理者は他の重要な業務に集中することが可能です。
このシステムは、複数のサービスやブランドを展開している企業に特に効果的で、情報発信を効率化すると同時に、ユーザー満足度の向上にも貢献します。

システム導入における失敗事例と対策

システム導入の成功は一筋縄ではいかず、多くの企業が導入初期に問題に直面しています。
しかし、これらの問題はよくある共通の原因によるものが多く、あらかじめ把握しておけば回避できることも少なくありません。
システム導入の効果を最大限に引き出すためには、よくある失敗事例を知り、具体的な対策を取ることが重要です。

ここからは、代表的な失敗事例とその対策をわかりやすく紹介し、成功へのヒントをお伝えします。

目的や要件が曖昧なまま導入を進めたことによる失敗

システム導入時に、目的や要件が不明確なまま進めてしまうと、大きな失敗につながる可能性があります。
解決すべき課題や達成したい目標がはっきりしていないと、開発プロセス中に方向性がぶれやすくなり、最終的に完成したシステムが期待と異なるものになることが多いです。
これは、発注者と開発者の間で十分なコミュニケーションが取れていなかったり、発注者側の準備が不十分だったりした場合に特に起こりやすい失敗例といえます。

この問題を避けるためには、システム導入前にまず社内の業務フローや問題点を詳細に洗い出し、システムが解決すべき具体的な課題を明確にすることが重要です。
また、発注者側もシステム開発に関する基本的な知識を身につけ、開発者とのコミュニケーションを密にすることで、最適なシステム設計が可能になります。
さらに、要件定義の段階で方向性をしっかりと統一することで、曖昧さを排除し、失敗のリスクを最小限に抑えることができます。

導入コストや期間の見積もりが甘く、予算超過やスケジュール遅延などの失敗

システム導入におけるプロジェクトでは、導入コストや期間の見積もりが不十分だと、予算超過やスケジュール遅延といった問題が発生しがちです。
特に、初期段階で必要なリソースや時間がしっかり見積もられていないと、途中で追加の開発リソースや外部ツールの導入が必要になり、予算が膨らむことがあります。
また、開発の進行に伴い、新しい要件が発生すると、当初の予算計画を大きく上回ることも少なくありません。

こうした失敗を避けるためには、プロジェクトの初期段階で詳細な要件定義を行い、見積もりをできる限り正確にすることが重要です。
さらに、プロジェクトが進行する中で発生する変更や追加要件に柔軟に対応できるよう、変更管理用のプロセスも準備し、予算やスケジュールの見直しを適切に行う体制を整えることも大切です。

社内の反発や理解不足による定着しないといった失敗

システム導入時に、社員がその目的や利便性を十分に理解していないと、抵抗が生じて導入がスムーズに進まないことがあります。
特に、事前の説明が不足していたり、システムの使い方が複雑だったりすると、現場での受け入れが進まず、業務効率が改善されない場合も少なくありません。
また、システム導入によって仕事の進め方が大きく変わることへの不安や抵抗も、社員の反発を招く要因となります。

このような失敗を防ぐためには、導入前に現場の意見を取り入れながら、システムの目的やメリットを社員にしっかり説明することが大切です。
また、システムの利便性を理解し、実際の業務で役立つと感じてもらうために、十分なトレーニングやサポート体制を整えることも欠かせません。

導入後のサポート体制が不十分で、トラブル対応に追われる失敗

新しいシステムの操作に慣れない社員が多く、問い合わせが相次ぐ中で、サポートが不足していると問題解決に時間がかかり、その結果、業務が滞るリスクが生じます。
効率化を目指すには、導入初期の段階からスムーズな運用が不可欠です。

しかし、トラブルが発生しても迅速なサポートが得られない場合、現場でのシステム活用が進まず、かえって業務の遅延や混乱を引き起こす可能性があるでしょう。
さらに、導入時のトレーニングが十分でないと、社員がシステムの使い方を習得できず、従来の業務プロセスに逆戻りしてしまう可能性も高くなります。

このような導入後のトラブルを防ぐためには、充実したサポート体制が必要です。サポートが整うことで、システム導入による業務効率化が確実に進み、スムーズな運用が実現します。

システム導入後の効果測定が不十分で改善が進まない失敗

システム導入後に効果測定が不十分だと、導入の成否を正しく判断できず、改善が進まないまま運用が続いてしまうことがあります。
特に、業務効率化やコスト削減といった具体的な効果が確認されない場合、システムの本来の価値が十分に理解されず、無駄なコストがかかるリスクも生じます。
このような状況では、業務改善や最適化が進まず、最終的にシステムが現場で十分に活用されなくなることも考えられるでしょう。

この失敗を防ぐには、システム導入時に具体的なKPIを設定し、導入後も定期的に効果を検証する仕組みを整えることが重要です。
効果測定には、業務効率の向上やエラーの減少など、数値に基づいた評価が欠かせません。また、PDCAサイクルを繰り返し回すことで、システムの改善と最適化を継続し、長期的な効果を保つことができます。