「ホームページを長年更新しておらず、今の事業内容に合っているか不安」「問い合わせ対応や情報更新に手間がかかっている」と感じていませんか。

古いホームページは、見た目を新しくするだけでなく、顧客の使いやすさや社内業務の進め方を見直すことで、DXにつなげられます。ただし、必ずしも全面刷新が必要なわけではありません。

本記事では、中小企業が確認したい12項目のチェックリストをはじめ、課題の優先順位の付け方、運用改善・部分改修・全面刷新の判断方法、改善効果の確かめ方を解説します。自社に必要な改善を見極める際の参考にしてみてください。

古いホームページの改善をDXにつなげる考え方

古いホームページの改善では、見た目だけでなく、顧客対応や社内業務の課題にも目を向けることが重要です。また、公開年数だけで全面刷新を判断する必要はありません。ここでは、DXにつながる改善の考え方と、見直しの判断基準について解説します。

見た目の刷新だけでなく業務や顧客対応の変化を目指す

古いホームページの改善では、デザインを新しくするだけでなく、社内業務や顧客対応の課題を解消できるかが重要です。見た目を整えても、利用者が情報を探しにくく、担当者の作業に手間がかかる状態では、課題が残る場合があります。

例えば、問い合わせフォームの入力項目を整理すれば、必要事項を確認しやすくなり、担当者の聞き直しの負担軽減も期待できるでしょう。また、よくある質問やサービス情報を充実させれば、利用者が自分で疑問を解決しやすくなることも期待できます。

改善前には、必要な情報へのたどり着きやすさ、問い合わせ内容の社内共有、更新作業の手間を確認しましょう。画面の変更だけで終わらせず、業務の進め方や顧客対応の仕組みも見直すことが、DXにつなげるポイントです。

公開からの年数よりも現在の支障を確認する

ホームページは、公開から長い年月が経過していても、必ずしも全面刷新が必要になるわけではありません。重要なのは、現在のサイトが利用者や社内担当者にとって使いやすく、必要な役割を果たしているかどうかです。

利用者側では、必要な情報を見つけられるか、スマートフォンで問題なく閲覧・操作できるか、問い合わせフォームを円滑に利用できるかを確認しましょう。社内側では、情報更新のしやすさ、問い合わせ内容の確認・共有方法、日常的な管理作業の負担などを点検します。

支障が見つかった場合も、すぐに全面刷新を決めるのではなく、既存サイトの設定変更や部分改修で解消できるかを検討することが大切です。実際の利用状況や業務への影響を踏まえて判断すれば、不要な費用や作業を抑えながら、優先すべき課題に取り組みやすくなります。

中小企業のWebサイト改善チェックリスト12項目

古いホームページの課題を把握するには、利用者の使いやすさだけでなく、社内の業務や管理体制も確認することが重要です。ここでは、中小企業が自社サイトの現状を点検するための12項目のチェックリストについて紹介します。

1 掲載情報は現在の事業内容と一致しているか

ホームページの掲載情報が現在の事業内容と一致しているかを確認しましょう。古い情報が残ると、利用者がサービスや取引条件を誤認し、問い合わせ後の確認や説明に手間がかかる可能性があります。

まず、会社概要、事業・サービス内容、料金、営業時間、所在地、連絡先の点検が必要です。特に提供範囲や受付条件など、利用者の判断に関わる情報を優先しましょう。

社内資料や営業資料、実際の運用ルールと掲載内容を照合し、相違があれば該当ページと修正内容を記録します。担当部署に確認してから更新することが大切です。

更新後も情報が古くならないよう、更新担当者と定期的な確認時期を決め、変更が生じた際に見直せる体制を整えましょう。

2 利用者が必要な情報へたどり着けるか

ホームページに必要な情報があっても、利用者が見つけられなければ十分に活用されません。情報が探しにくい状態は、サイトからの離脱や問い合わせの増加につながる可能性があります。

まずは、サービス内容、料金、会社情報、問い合わせ方法など、利用者が必要とする情報を整理しましょう。トップページから目的の情報にたどり着けるか、メニュー名がわかりやすいか、関連ページへのリンクが適切かを確認します。

点検時は、初めて訪問する利用者の立場でサイトを操作し、迷いやすい箇所や不要なページ移動を記録しましょう。問題が見つかった場合は、メニューの整理やリンクの追加、ページ構成の見直しなど、既存サイトで対応できる改善から検討することが大切です。

3 スマートフォンで文字やボタンが見やすいか

スマートフォンでホームページを閲覧した際に、文字やボタンが見やすく、操作しやすいかを確認しましょう。パソコンでは問題なく表示されていても、スマートフォンでは文字が小さすぎたり、ボタンが押しにくかったりする場合があります。

点検時は、実際のスマートフォンでトップページやサービス紹介、問い合わせページを開き、文字を拡大せずに読めるか、画像や文章が画面からはみ出していないかを確認しましょう。また、横スクロールの有無やボタン同士の間隔、メニューの開閉しやすさも重要です。

可能であれば、画面サイズやOSが異なる複数の端末でも確認しましょう。問題が見つかった場合は、文字サイズや余白、ボタンの配置などを見直し、利用者が無理なく操作できる状態を目指すことが大切です。

スマートフォンでの文字やボタンの見せ方、情報の優先順位を詳しく確認したい方は、以下の記事もご覧ください。
ウェブサイトのスマホ対応はなぜ重要？ユーザー目線で考えるWebデザインのポイント

4 キーボード操作やフォーム入力がしやすいか

ホームページでは、マウスを使わずに操作できるか、フォームへ迷わず入力できるかも重要です。操作や入力時の案内がわかりにくいと、利用者が手続きを中断する可能性があります。

まず、Tabキーでメニューやリンク、入力欄、送信ボタンへ適切な順序で移動できるかを確認しましょう。選択中の位置が見えるか、EnterキーやSpaceキーで操作できるか、キーボードだけでは抜け出せない箇所がないかも点検します。

フォームでは、入力欄の名称や必須・任意の区別が明確か、入力に誤りがあった際に原因と修正箇所が案内されるかを確認しましょう。また、エラー後も入力済みの内容が保持され、修正できるかが重要です。

問題が見つかった場合は、操作できない箇所やエラーの発生状況を記録し、必要な修正を検討しましょう。

5 フォームからの問い合わせが担当者に届くか

問い合わせフォームは、送信完了と表示されても、担当者に通知が届いているとは限りません。問い合わせの見落としを防ぐには、送信機能だけでなく、担当者への到達まで確認することが重要です。

点検時は、関係者に事前に知らせたうえでテスト送信を行い、完了画面が正しく表示されるかを確認しましょう。続いて、担当者のメールや管理画面に内容が届いているか、入力情報に欠落がないかを確かめます。

また、迷惑メールへの振り分けや通知先アドレスの設定、担当者の異動・不在による確認漏れにも注意が必要です。問題があれば通知経路や設定を点検し、必要な修正を行いましょう。

送信完了から担当者による受付確認までの流れを定期的に点検し、問い合わせを確実に把握できる体制を整えることが大切です。

6 問い合わせの対応状況を共有できるか

問い合わせの対応状況を担当者間で共有できるかは、顧客対応の品質を維持するうえで重要です。個人のメールや記憶だけに依存すると、対応漏れや重複対応が発生したり、担当者の不在時に状況を把握できなくなったりする可能性があります。

まずは、問い合わせごとに担当者が決まり、未対応・対応中・対応完了などの進捗を確認できるか点検しましょう。回答内容や対応日時、次に必要な作業が記録され、関係者が確認できる状態かも重要です。

また、休暇や異動の際に、別の担当者が過去の対応履歴を確認し、業務を引き継げるかも確かめます。共有方法に課題があれば、既存の管理表や共有ツールの運用を見直しましょう。

受付から対応完了までの情報を整理し、無理なく継続できる共有体制を整えることが大切です。

問い合わせの担当者や対応状況を共有する具体的な運用と、受付から完了までの改善手順は、以下の記事で確認できます。

DXに強い会社はホームページをどう活用している？中小企業が始めるDXの第一歩

7 問い合わせ情報などの二重入力を把握しているか

問い合わせ情報を別の管理表やシステムへ繰り返し入力していないか確認しましょう。同じ情報を手作業で転記すると、入力ミスや記載漏れが発生しやすくなり、担当者の負担も増える可能性があります。

まずは、問い合わせの受付から対応完了までの流れを整理し、誰が、何を、どの管理表やシステムに入力しているかを洗い出すことが大切です。転記の頻度や入力内容の確認・修正にかかる手間も記録しましょう。

二重入力が見つかった場合は、不要な記録の削減や入力項目の統一など、既存の運用で改善できるかを先に検討します。それでも負担が大きければ、システム連携やデータの自動取り込みも選択肢の一つです。

ただし、すべての自動化は必要ありません。導入費用や保守負担、情報管理の安全性を踏まえ、必要な範囲を判断することが大切です。

Excelへの転記や二重入力を見直す際に、残す業務と移行する業務をどう判断するかは、以下の記事を参考にしてください。

Excel管理から脱却する方法とは？DX化の進め方・メリット・失敗しないポイントを解説

8 担当者が不在でも情報を更新できるか

ホームページの更新が特定の担当者に集中していると、休暇や異動の際に必要な情報を更新できなくなる可能性があります。担当者が不在でも対応できるよう、更新体制を整えることが重要です。

まずは、更新手順が文書化され、代行担当者でも操作できるかを確認しましょう。また、必要な権限が付与されているか、公開前の確認担当者や承認手順が決まっているかも点検します。

管理画面には担当者ごとの個別アカウントを使用し、パスワードを共用せず、業務に必要な権限だけを設定することが大切です。

異動や退職時には、操作手順や更新履歴を引き継ぎ、不要になったアクセス権限を見直しましょう。更新マニュアルの整備や代行担当者の指定など、継続して運用できる体制づくりが必要です。

9 個人情報の利用目的や保存先とアクセス権限を管理できているか

問い合わせフォームなどで個人情報を取得する際は、利用目的を適切に案内し、安全に管理することが重要です。まずは、入力画面で利用目的が明示されているかを確認しましょう。

取得した情報については、メールや顧客管理システム、社内の共有フォルダなどの保存先を洗い出し、管理担当者や保存方法を把握します。また、業務上必要な担当者だけが情報を閲覧・利用できる権限設定になっているかも点検しましょう。

異動や退職によって不要になった権限が残っていないか、外部委託先のアクセス権限が適切かも確認が必要です。

個人情報の取得から保管・利用までの流れを整理し、担当者や運用体制の変化に応じて、利用目的の案内や保存先、権限設定を定期的に見直しましょう。

10 サイトの保守体制と復旧手順を確認できているか

ホームページの安定運用には、保守担当とトラブル時の対応を明確にしておくことが重要です。次の3項目を確認しましょう。

• サーバー・ドメイン・管理システムの保守担当に加え、更新・不具合修正の担当者、緊急連絡先、対応手順を把握します。

• バックアップの対象・保存場所・頻度と、実際に復旧できるかの確認が必要です。復旧手順が文書化され、必要な担当者が閲覧できるかも点検します。

• 外部に保守を委託している場合は、契約上の対応範囲、緊急時の連絡方法、復旧作業の役割分担を確認します。

保守情報と復旧手順を整理し、担当者や委託契約の変更にも対応できるよう、定期的に見直すことが大切です。

11 問い合わせなど目的に合った行動を計測できているか

ホームページの改善効果を確認するには、閲覧数だけでなく、サイトの目的に合った行動を計測することが重要です。アクセスが増えても、問い合わせや申し込みにつながっているかを把握できなければ、目的の達成状況を判断しにくくなります。

まずは、問い合わせフォームの送信完了や資料請求の申し込み完了など、目的に応じた計測項目を設定しましょう。重要なページの閲覧状況やボタンのクリック状況も、利用者の行動を把握する手掛かりになります。

計測設定では、アクセス解析ツールで必要なデータを取得できているかの確認が大切です。実際にテスト操作を行い、行動が正しく記録されるか、重複して計測されていないかも点検しましょう。

改善前後で同じ項目を比較できる状態を整え、次の改善判断に活用することが大切です。

12 業務負担を記録し定期的な改善に生かしているか

ホームページの改善を続けるには、更新作業や問い合わせ対応にかかる負担を記録することが重要です。記録がなければ、どの作業に時間がかかり、改善後に負担が減ったのかを判断しにくくなります。

まずは、掲載情報の更新、問い合わせの確認・返信、社内共有、管理表への転記などの業務を洗い出しましょう。作業ごとの所要時間や対応件数、担当者、発生頻度を記録すると、負担が集中する工程を把握しやすくなります。

改善後は、作業時間や件数の変化だけでなく、新たに発生した作業や残っている課題も確認しましょう。

記録には既存の管理表などを活用し、無理なく続けられる方法を選ぶことが大切です。定期的に結果を振り返り、業務への影響を踏まえて次の改善の優先順位を見直しましょう。

チェック結果から改善の優先順位と範囲を決める

チェックリストで見つかった課題は、緊急性や業務への影響、費用を踏まえて優先順位を決めることが重要です。また、すべてを一度に改修する必要はありません。ここでは、改善の優先順位と、自社対応・部分改修・全面刷新の判断方法について解説します。

受付不能や重大な保守上の問題を先に切り分ける

問い合わせフォームが使えない、ホームページが表示されないなど、事業活動に直接影響する問題は、通常の改善と分けて優先的に対応します。重大なセキュリティや保守上の問題も、早急な判断が必要です。

まずは、問題が発生しているページや機能、影響範囲、発生状況を確認しましょう。フォームでは、送信不能と通知未達を区別します。確認結果を記録し、社内の管理担当者や保守事業者へ連絡することが重要です。

すぐに修正できない場合は、代替の問い合わせ窓口を案内するなど、応急対応を検討します。ただし、原因不明のまま設定を変更すると問題が拡大するおそれがあるため、専門担当者へ相談しましょう。

問題の解消と正常な運用を確認したうえで、デザインや操作性などの通常改善を進めることが大切です。

業務への影響と継続して負担できる費用で比較する

ホームページの改善では、顧客対応や社内業務への影響と、必要な費用を比較して優先順位を決めることが重要です。利用者の不便さや担当者の作業負担が大きい箇所から検討しましょう。

まずは、問い合わせのしにくさ、確認や転記にかかる時間、情報更新の滞りなど、具体的な支障を整理します。そのうえで、改善に必要な作業と解消が期待できる課題を比較しましょう。

費用面では、初期費用だけでなく、システム利用料や保守費用、担当者の管理作業にかかる時間も確認が必要です。初期費用が安くても、継続的な負担が大きければ維持が難しくなる場合があります。

自社の人員体制や管理能力も踏まえ、無理なく継続できる改善を選びましょう。

自社対応から部分改修や全面刷新まで選択肢を分ける

ホームページの改善方法は、課題や運用体制に応じて選ぶことが重要です。必ずしも全面刷新が必要とは限らず、主に次の3つの選択肢があります。

• 自社対応：掲載情報の修正やメニュー整理、更新手順の見直しなど、担当者の権限内で安全に対応できる範囲を確認します。

• 部分改修：問い合わせフォームの機能変更や外部システム連携など、専門的な作業が必要な場合に検討します。

• 全面刷新：サイト構造が現在の事業に合わない場合や、管理システムの制約で改善が難しい場合に選択します。

既存サイトで対応できる範囲と費用・期間・運用体制を比較し、自社で継続管理できるかも確認しましょう。そのうえで、必要な範囲から段階的に改善することが大切です。

小さく改善し結果を確認しながら運用を続けることがポイント

ホームページの改善は、一度の改修で終わらせず、効果を確認しながら継続することが重要です。小さな変更でも、改善前後の状況を比較することで、成果や残された課題を把握しやすくなります。ここでは、改善結果の確認方法と、次の見直しにつなげる進め方について解説します。

対象と担当者を決めて変更前の状態を記録する

ホームページの改善では、変更する対象と目的を明確にし、改善前の状態を記録することが重要です。記録がなければ、変更によって利用者の行動や社内業務がどう変化したかを判断しにくくなります。

まずは、対象となるページや機能、解決したい課題を整理しましょう。そのうえで、変更作業を行う実施担当者と、内容や結果を確認する担当者を決め、役割を明確にします。

変更前は、画面のスクリーンショットや設定内容、業務手順の記録を残すことが大切です。また、改善目的に関係する作業時間や対応件数も可能な範囲で把握しましょう。記録項目と測定方法を統一し、改善後も同じ条件で比較できるようにすることが大切です。

改善内容や実施日、担当者も記録し、結果の確認や次の見直しに活用しましょう。

顧客対応と作業負担の両面から改善結果を判断する

ホームページの改善効果は、利用者の使いやすさと社内の作業負担の両面から判断することが重要です。顧客対応が便利になっても、社内作業が増えていれば、十分な改善とはいえない場合があります。

まずは、フォームの送信完了状況や顧客への回答時間、問い合わせ内容の確認状況を改善前と比較しましょう。利用者から寄せられた質問や意見も参考にするとよいでしょう。

社内では、対応や更新にかかる作業時間、転記回数、確認・修正の手間などを同じ項目で比較します。ただし、時期や問い合わせ件数によって業務量は変わるため、単純な合計値だけで判断しないことが大切です。必要に応じて、1件あたりの対応時間も確認しましょう。

顧客対応と社内負担の変化を総合的に評価し、改善を継続するか、追加の見直しが必要かを判断します。

残った課題を再点検し必要な実装を専門家へ相談する

ホームページの改善後は、残った課題や新たな支障がないかを確認することが重要です。改善前の課題と実施後の状況を比較し、解消できた項目と未対応の項目を整理しましょう。また、操作手順が複雑になったり、担当者の作業負担が増えたりしていないかも点検します。

自社で対応が難しい機能追加や外部システムとの連携、管理システムの改修などは、Web制作会社などの専門家への相談を検討しましょう。その際は、解決したい課題、現在のサイト構成、既存システムの利用状況、予算、社内の運用体制を整理しておくことが大切です。

最初から大規模な改修を前提とせず、既存の仕組みの活用や部分的な変更で対応できるかも確認しましょう。自社で対応する範囲と専門家に依頼する範囲を見極め、継続的な改善につなげることが重要です。

古いホームページを点検し必要な改善からDXにつなげよう

古いホームページをDXにつなげるには、公開年数や見た目だけで判断せず、利用者の使いやすさや社内業務の課題を把握することが大切です。まずは12項目のチェックリストを活用し、掲載情報や問い合わせ対応、更新・保守体制などを点検しましょう。

課題が見つかった場合は、緊急性や業務への影響、費用を踏まえて優先順位を決め、自社での運用改善・部分改修・全面刷新から必要な方法を選びます。また、改善前後の顧客対応や作業負担を比較し、継続的に見直すことも重要です。

自社だけでは対応が難しいシステムの改修や連携が必要な場合は、専門家への相談も検討してみてください。

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自社の課題と実現したい機能を整理し、必要な改善から着実にDXを進めましょう。

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