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リーダー業務を担うBRISKの日報システムについて(社長日記 2021年9月)

2021/09/17

リーダー業務を担うBRISKの日報システムについて(社長日記 2021年9月)
6月より社内ツールとして構築を進めていた
日報システムが9月より全メンバー利用し実運用開始しました。

BRISKは他の制作会社に比べ数字を意識しています。
構築時間を集計し受注に対してかけた工数を算出しています。

そちらをさらに集計し1人あたりの成果(数字)を算出しています。

その仕組み自体は非常に良くできていて
リモートワークであろうが成果を可視化できています。

BRISKもリモートワークの人数が増え
今後もっと進む事が予想されます。
どこかで出社している人数の方が少ないという事になると思います。
(新卒を採用している時点では何名かの出社はマストになりますが。)
そんな事情もあり日報システムを構築しました。

前から構想はありましたが構築は6月からワイヤーフレームを引き始めという事をしました。
6月からというのも1つポイントで4月から入社した新卒が研修が終わり業務に慣れ始めるのが6月です。
そのタイミングで社内リソースが余ります。
ワイヤーフレーム、デザイン、HTMLコーディングを新卒メンバーが作り先輩がチェックするという
模擬案件を経験でき、社内ツールもできるので一石二鳥です。
(来年の6月も社内ツールか自社サービスが動く事でしょう。)

そこから3ヶ月程かけ完成しました。
BRISK自慢の優秀なエンジニアが仕上げ、非常によい出来で満足しています。

少しだけポイントを記載したいと思います。

日報集計・承認機能

まず出社したら日報システムにログインし出社ボタンを押します。

そうするとチャットワークに連動します。

チャットワークに連動する事で日報システムを見なくても出社した事が分かります。
キャプチャには無いですが何時何分に出社したという変更不可能なログも残ります。

日報システムを使う前はすべてチャットワークで運用していました。
ポイントとして日報システムが登場しても今までと変わらず利用でき負荷も軽減されています。
今まで出社や退社はチャットワークで把握していたので引き続き同じ運用となっています。

そして、日報システムにどの案件にどのぐらい稼働したという事を記載していきます。
※案件情報は外部に公開できないので非表示が多いですが、入力した履歴から設定でき、また数値もボタンを押すだけで非常に便利です。

リーダーはメンバーの日報を確認し問題無ければそちらの日報を承認します。
(入力ミスがあればコメントを記載します。)

このような流れで日々日報をつけています。
こちらの仕組みを導入してから入力の手間が少なくなり、入力の内容が細かくできるようになったと感じています。

アラート機能

日報システムにはアラートで通知する機能があります。

BRISKは9時出社ですが8:50にはタイムカードを押そうね。
としているので8:50以降に出社ボタンを押した際にはアラートが出る仕組みになっています。

8:50を遅れようが、9時を遅れようが何の罰も無いのが現実ですが
社会人として当然だよね。というルールは誰かが小うるさく言わないといけないので
そちらは日報システムを使って通知しています。

退社する際も勤務時間と日報の数値に差がある時にはアラートが出るようになっています。

こちらも以前から何度も違う人に説明していた事で
21時まで働ている人が日報の数値が合計1人日であると
「違うよね。人日の考え方は~~」と何度も同じ事を言ってきましたが
これからは自動計算しているので新しい人が入って来ても何度も言う必要がありません!

今後は、今までリーダーが日々伝えないといけない細かい事は日報システムにお任せし
人にしかできない業務をリーダーには集中してほしいと思っています。

案件管理機能

日報システムでは案件も管理しています。
Web制作において案件と日報は非常に密接に関係している為、
1つのシステムで案件を管理するには非常にメリットがあります。

まずは、案件をどのように管理しているかです。
以下のように案件一覧が表示され、絞り込みができるようになっています。

こちらは全メンバーが閲覧可能となり、登録や金額変更・ステータスの変更もメンバーで更新しています。

更新したものはチャットで通知がくる仕組みで全メンバーに共有されます。

現在はこちらの通知を元に別で管理している受注管理シートを更新していますが
こちらもそのうち不要になると思います。
(現在は数値が一致しているかの確認で二重更新をしています。)

評価機能

登録された日報情報、受注情報から案件毎の利益の算出と
メンバー毎の数値を算出しそこから数値的な評価を出す事ができます。

こちらについては、今までも実施していましたが
今回のシステムを入れる事で自動的に日毎に算出しビジュアルで見る事ができます。

日毎に算出する事ができるという点が非常に大きなメリットです。
今までは、3ヶ月に一度集計し集計も1か月後という事で少し過去の事になっていました。
過去の事でも知らないより良いですが、日毎に算出できれば今日から動きを変える事ができます。

日報システムを作りたい1番の目的がこれです。
日毎に数値的な評価を出し自分の動きを1日毎に評価できる仕組みです。
BRISKはスピードを意識しているので評価のタイミングが遅くなる事が改善できないかと考え
今回の日報システムにたどり着きました。

会社を強くする良いものができたと満足しています。

まとめ

BRISKはWeb制作会社なので多くのサイトのGoogleアナリティクスを見てきました。
Googleアナリティクスのような形で会社のアナリティクスがあればと思い
ワイヤー段階からそのような依頼をしました。

現時点では数値を溜めている所なので本格的な分析できるのは年明けからでしょう。
来年の新卒メンバーは入社初日から分析される対象です。
多少圧に感じる部分もあるとは思いますが利益を目的とした法人は
最終的には数字から逃げられないので、出た数字を元に給与交渉するぞぐらいの意気込みが欲しいと思っています。

もちろん評価は作れた数字だけではなく、取り組む姿勢、カルチャーマッチも重要と思っていますし
日報システムでわかる業務時間や成長率等の分析をする事で
成果が出る前の自信がないメンバーに「このままでOKよ。」というアドバイスもできるツールにしていきたいと思います。

では。

城戸