【Web制作会社】業界未経験でも活躍できる作業スピードを重視する意識改善

投稿日:2016年6月22日

【Web制作会社】業界未経験でも活躍できる作業スピードを重視する意識改善
皆さんは、仕事のスピードを意識していますか?
BRISKは、Web制作会社としては、かなりスピードを重視しています。

先日、新メンバーになぜ、スピードが早い事が重要かを説明しました。
理由としては、以下です。

クオリティ(クリエイティブ)には限界があるが、スピードアップは誰でもできる。

クオリティ(クリエイティブ)には限界があるが、スピードアップは誰でもできる。
今回入社した3名がデザイナーでクオリティについてはこれからという状態です。
私は10年程Web業界に居ますが、クオリティについてはある種のセンス・才能があるのかな。と思っています。
なので、新たに入った3名の中で一流といわれるクオリティ(クリエイティブ)を出せずに終わる人もいると思います。
それは、ある程度、仕方のない事と思っています。
クオリティもいまいちで、スピードも遅ければ、それは魅力のないメンバーとなってしまいます。

ただスピードアップは、自分の作業を見直す事で改善可能なので、
入社間もない時にスピードを意識するのは非常に重要と感じています。

人は、環境の変化に柔軟に対応できますが、慣れた事についての改善は難しいものですので
入社間もない時に作業スピードも気にしてもらいます。
クオリティを上げるのとスピードを上げるのは同時には難しいですが
お願いしている作業単位で、時間をかけて良いものとスピード重視でやる事を伝えれば可能と思っています。

入社間もないから全て時間がかかるのは仕方ないではなく、
単純作業であれば、時間を意識しないと何の成長もないので時間を意識するようにしています。

スピードアップが利益アップにつながる

スピードアップが利益アップにつながる
これは、単純な話です。
Web制作会社は多くが1つのサイトを作って50万円等金額が決まった内容です。
どんなに時間を掛けようが、早く終わらせようが50万円です。

仕事のスピードが速ければ2つのサイト制作を入れられるので
100万円もらえる事になります。

また、Web制作の多くは人件費です。
同じ時間で多くサイト制作する事が
利益率を上げる事になります。

ちなみにBRISKでは、個人が1か月でどれだけの売り上げに貢献したかを明確に出していますので
それを給与・役職にも反映し、インセンティブも出していて、利益をメンバーに還元しています。

スピードアップは案件のリピートに繋がる

スピードアップは案件のリピートに繋がる
仕事が早いというのは思いの外、お客様に喜ばれます。
レスポンスが早いので安心感も与えられているとも思っています。

それにクオリティが付いてこれば、感動を与えられます。
BRISKとして、お客様にこの感動を与えられ事は何度か経験しています。
感動までいければ、そのお客様的にとって依頼するのはBRISK一択になります。
なにかあればBRISKに相談頂けるのは非常にうれしい限りです。
経営的な側面で言えば、営業コストが無しになりますし、
継続したご依頼は、会社の安定にもつながります。

スピードアップは底力に繋がる

スピードアップは底力に繋がる
Web制作は、底力が必要になる時があります。
イメージしやすいのは、お客様からの修正依頼が大量に来た時です。

常にスピードを意識して作業をしていると、
どのぐらいで終わるか算出でき、効率的に進める事ができます。

また、修正が多い場合に精神的にストレスにもありますが
時間との闘いを楽しむ事で多少のゲーム性も生まれ
想定時間を短くした時の喜びを感じられるようになれば
修正対応のネガティブなイメージも多少は前向きに作業できるのでないのでしょうか。

修正対応が楽しめるようになった人は、底力があるように感じられます
それもスピードに自信があってからこそ生まれます。

 
では、実際の業務でどのようにスピードを早くしているかを10のポイントで纏めました。
これを日々続ける事でスピードアップ間違いなしです!

 

1.時間を意識する(予測する)

1.時間を意識する(予測する)
ファーストステップはなんと言っても時間を予測し意識する事です。
ただ、漠然と仕事をしているだけでは、到底スピードアップは見込めません。

タスクに対し、客観的な視点でこのぐらいの時間で終わるだろうと想定する事が大切です。

これは、他のメンバーに依頼する時もこのくらい時間がかかりそうだな。
と想定するのは、重要です。
想定より時間がかかる場合は、「どうっすか?」と気軽に聞いてみると
意外と違う作業で時間をかけていたり、作業を依頼する段階でコミュニケーションをミスしている事に気づきます。
これは、どんなにコミュニケーションが取れている相手でも、多少はコミュニケーションロスが発生してしまいます。
時間を想定する事で、思ったより早い・遅いで依頼した作業に対し正しい内容が作業されたかを確認する事ができます。

Web制作の現場では、「まだ終わらないの?」的なコミュニケーションでギクシャクする事もありますが
上記で述べたスピードがどれだけ重要かを理解する事で必要なコミュニケーションと捉える事ができます。

2.時間を計る

2.時間を計る
2つ目は、時間を計るです。当然時間を計ることは当たり前なのですが、
想定より早い、遅い要因は何だったか。を確認します。

想定より早い場合は、自分の時間を正確に想定できていないので自分のスピードを計る物差しを変える必要があります。

想定より早いからOKではなく、スピードアップは、利益につなげるものと考えると
常にバッファを見て仕事をしていると全然仕事を入れられない事になります。

スピードが改善できている場合には、常に物差しをアップグレードし
自分ができる仕事量を適切に判断するのが大切です。
それで初めてスピードアップが利益に繋がります。

想定よりも遅い場合は、何で時間がかかったかを明確にし改善を行います。
改善に関しては、一人でするのではなく、チームで見直す事で一人では考えられなかった新しい視点での改善点が見つけられるますし、
改善内容を共有することで、チーム全体。会社全体でスピードアップを図ることができます。

3.本当にスピードアップしているかを確認する

3.本当にスピードアップしているかを確認する
そもそもスピードが早い・遅いは何が基準かという問題もあります。
社内で早ければOKか?自分が想定した時間を超えればOKか?

Web制作会社は競争が激しいので当然比較するのは市場です。
BRISKはWeb制作会社からもご依頼があるのでその時に市場のスピード感が分かります。

1日やった作業を報告してください。
のような仕事もあるのでその時には、率直にアウトプットの量・質を確認し
他社のプロから見てどうなのかを確認する事ができます。

過去には、デザインで社内では一番早く対応できても他社のWeb制作会社から
スピードを指摘されました。
その時は、数日お客様オフィスで作業をさせていただき
手順を確認する等で作業スピードを確認させて頂きました。

自分の中ではOKではなく、市場からみて評価されるものかを確認するのが重要だと考えます。
また、社内では市場以上をベースにしないといけないとも思っていますので常に市場を意識しそれ以上を目標とし改善を重ねるという事が必要です。

4.定時退社を基本とする

4.定時退社を基本とする
これまではどうスピードアップするかという話でしたが、
こちらかスピードアップを望む為の環境的なものです。

BRISKは社員にスピードを求めています。
スピード以外にも、責任感や人間性・対応力等も求めていますが
それに応じた対価が当然あり、スピードを求める代わりに定時退社を基本と考えています。

集中して働くには長時間は無理とも思っています。
例えるならば9時に出社し18時までダッシュする事を求めています。

会社によっては、残業する前提でゆっくり仕事をするという文化もあると思いますが
BRISKは残業は基本無し、時間で解決は最後のソリューションと位置づけています。

初めは、時給制でスタートしたので残業代を多く払えないという理由もありましたが
今は、社員は固定給にしていて、残業してもしなくても給与は変わりません。

だったら早く帰ろうよ。という考えになっています。

また、不便な事にオフィスのカギを持っているメンバーも限られているので
それ程自由に残れないという事もあります。

時間を延ばすのは誰でもできるので、それ以外での成果を期待している。
という考え方です。結果、スピードは重視になっています。

また定時退社は、社員の学習意欲アップや、体調不良になるメンバーが少ない、離職率の低下
よい効果も生まれていますのでオススメです!
※定時退社がどういいかは、また別に書かせて頂きます。
(2016年7月19日作成.【Web制作会社】定時退社のススメ

5.すぐに終わるタスクを先に終わらせる

5.すぐに終わるタスクを先に終わらせる
例えば、1日かけて作る資料があり集中したいのもわかりますが
スピードを重視すると、ちょこちょこメールを見て即レスするか
少し置くかの判断はした方がよいです。

こちらは、テクニック的な話ですが、数分で終わるタスクは先にやると
仕事が早いと印象付けることができるので非常に効果的です。

集中している時でも、ちょっとした別タスクをこなすのは
慣れで意外とできるようになります。

ビジネスのコミュニケーションで使われるメールについて
返信が早いと仕事が早い印象になるので返信を早くにするのはそれなりに価値があると思っています。

また、タスクが5つあり、そのうち3つがすぐに終わる内容であれば
それを終わらせタスクを2つにする等は、精神的な負荷を軽減するのに良いと思っています。

社内で資料作成中に何か別の作業を依頼された場合に、すぐに終わるのであれば先に終わらせてしまうという事も良くします。
相手の待ち時間を無くす事で、社内の多くの人をアクティブにするという考えです。
待機時間がなければその分、多くアウトプットされます。

このように作業の中で小さな取捨選択をいくつもします。
自分のした取捨選択も良かった悪かったを確認し次はどんな選択をすべきかを考えます。
そのうち、選択するスキルに磨きがかかりビジネスに重要な選択するセンスも磨けます

BRISKは先輩に対する質問は、どんどんするという文化ですが
質問の中で、自分で選択しながら質問しているか、先輩社員に選択を丸ごと委ねているかでは
成長のスピードが違うな。と感じています。
相談しないのが正解ではなく、適切な質問がタイミングよく聞けるかが成長に重要な要素と感じています。

6.お客様とのコミュニケーションを最適にする

6.お客様とのコミュニケーションを最適にする
メール、電話、チャット、打合せ等 そのお客様毎に最適なコミュニケーションはあると思います。
また、フェーズ(仕様調整・デザイン作成 etc)によっても最適な連絡方法があるとも思います。

連絡が付きやすい・返信がもらいやすい最適なコミュニケーションツールを選択し
不明点等を業務が止まらないように事前に確認を進める事が重要です。

お客様とのコミュニケーションもやり方を間違えると大きな負荷となりますので
スピード・信頼を念頭に適切なコミュニケーションを選択します。

BRISKでは何かを待つ時間(お客様確認待ち、デザイン作成待ち etc)が他社より
少なく案件がある時は常に何か案件の作業をしています。

作業が止まらないように確認しながら進める事も重要な要素とし
生産性向上に取り組んでいます。

7.1日のアウトプットにこだわる

7.1日のアウトプットにこだわる
BRISKは1日のアウトプットを計っている事もあり、
今日1日の作業内容を提出してください。
と言われても何の負荷も無く提出可能です。

常にアウトプットを意識しているので、どのぐらいできた。
を即答できるようにしています。

1日いくつできる?できた?は自分の作業スピードを計るうえで意識する必要があり
意識する事で、スピードの改善につながります。

Web制作の現場では、曖昧になりやすい1日のアウトプットですが
他の業界、例えば自動車業界では、1日に何台車を作れるかは
当然管理されてる
ものと思います。

それと同じように1日に何個作る想定で何個できた。
という結果を意識する事が必要だと思っています。

Web制作は流れ作業ではないので、いわゆる「ハマってしまう。」等もあると思いますが
これでハマった等を率直に共有する事で、今後はスムーズに作業できる改善が
チームとして検討できるものと思っています。

「ハマってしまう。」は、誰にでも起こりえる事ではあり、
ある程度許容しないとプレッシャーになるような空気もあると思いますが、
それが連発すると当然利益を圧迫する原因となります。

重要なのは、ハマっても、すぐに相談できる・解決につながるチームを作る事で
長くハマる事を良しとしない文化を作る事と思っています。

先輩や知見のある社員に適切なタイミングで
相談をして解決につなげてほしいと思っています。

8.お客様の意見をこまめに聞き、意見をすり合わせる

8.お客様の意見をこまめに聞き、意見をすり合わせる
Web制作において、手戻りを少なくするポイントとして
こまめにお客様の意見を聞くという事があると思います。

設計書やデザインについて、全ページ分を作ってから提出で意見をすり合わせでは
方向性が違った場合には、全ページの修正が待っています。

BRISKでは、数ページ毎に少ない時には1~2ページ作った時点で認識の違いが無いかを確認します。

認識が違った場合には、この1~2ページをひたすら出し戻しをし認識を合わせていきます。

こうする事で手戻りを少なくし作業効率を上げるという事をしています。

修正対応について、何度も発生すると工数的には馬鹿にならないので
お客様の希望にあうものを効率的に作るのであれば、こまめに意見を聞き
すり合わせながら進めるのが良いと思っています。

9.成果物のクオリティ・コミュニケーション能力を上げる

9.成果物のクオリティ・コミュニケーション能力を上げる
Web制作では初期構築と修正で、修正の方が工数が多くかかる事もざらにあると思います。

理想的には、スピーディーに作成し修正無しで納品する。
ですが、多くの案件がそううまくいかないのも現実です。

修正を減らすスキルとして「成果物のクオリティ」「コミュニケーション能力」を上げる事が必要ですし
「成果物のクオリティ」「コミュニケーション能力」はスピードと同じぐらい重要なスキルです。
ただ、「成果物のクオリティ」「コミュニケーション能力」はセンスが必要なので日々鍛錬です。
まずは、作業スピードをあげる事に取り掛かります。

「スピード」「成果物のクオリティ」「コミュニケーション能力」が
高ければお客様の満足度は高い事は間違い無し!なので、その3つを磨くように心がけています。

繰り返しになりますが、スピードアップは誰にでもできるスキルです。
例えるなら、自転車に乗るのと同じで一度身に着けるとすっと継続できるスキルです。
仕事が早い人は、ずっと早いです。

スピードアップを実現後に、成果物のクオリティ、コミュニケーション能力の向上は
日々の成長として考え上げていくのが重要です。

10.チームワークを大切にする

10.チームワークを大切にする
そして、最後が一番重要です。スピードアップには、チームワークが一番重要です。
世の中には、仕事のスピードが早い人、意識している人は当然多くいます。

その中でより早いと言わせるにはチームで作業する事が必要です。
個では出せないスピードをチームで出す事で驚かれるレベルまで行けます。

デザイン、コーディング、修正対応。
初めはベースを作る人が必要ですが、展開に入る段階で複数人で作業すれば
当然一人でやるよりも早く作業が進みます。

同じような作業を社内の複数人でやる事で競争が生まれ、より早くなります
また、新人には教育の場となり、先輩のスピード感を体感してもらい目標ができ成長に繋がります。

複数人での作業は効率を落とすという考え方もありますが、
教育バックアップ体制・いざという事の協力体制等を考えるとプラスでしかありません
BRISKではシェアするのが面倒な時に出る言葉「私じゃなとできない作業」を無くしていく事も目標です。

また、自分が関わって無い案件に入った時にすぐに活躍できる柔軟性もスピードと合わせ意識したい所です。
 
————
 
特に未経験のみなさんは、最初からスピードを意識する事で、未経験でも仕事を依頼したい存在になれると思いますので
スピードを意識されてはいかがでしょうか。

このブログを書くのに時間を気にせずに書いてしまったのでこの辺で終わりたいと思います(笑)
では!

城戸

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